Ecco come fare una presentazione efficace usando power point in ambito aziendale
- Devi preparare un intervento ed hai paura che risulti noioso?
- Devi parlare durante una riunione ed ottenere l'attenzione di tutti i presenti?
- Vuoi che tutti si ricordino il tuo discorso?
In questo articolo voglio spiegarti come fare una presentazione efficace utilizzando al meglio il power point in ambito aziendale.
Nell'articolo di oggi condividerò alcune strategie di comunicazione che potrai applicare di volta in volta in ogni tuo discorso.
I punti che andremo ad affrontare saranno:
- Sei sicuro che per la tua presentazione aziendale sia necessario l'uso del Power Point?
- Come fare una presentazione efficace distribuendo omogeneamente le slide
- Come realizzare una presentazione aziendale efficace utilizzando le immagini
- Come fare una presentazione aziendale in power point usando le tabelle
- Come inserire informazioni di testo progressive
- Quali sono gli errori da evitare nell'uso del power point
- Alcune servizi gratuiti ed a pagamento per creare una presentazione aziendale in power point efficace ed accattivante
1. Sei sicuro che per la tua presentazione aziendale sia necessario usare Power Point?
Apro l'articolo con questo video dove lascio un'idea generale su come strutturare una presentazione utilizzando il power point ma soprattutto domando "sei veramente certo che serva questo strumento per il tuo intervento?".
Chi partecipa ai miei corsi di public speaking spesso vuole sapere come fare una presentazione aziendale efficace ed i manager ci rimangono male quando inizio a "smontare" il loro power point.
Il motivo per cui lo faccio è che utilizzano questo strumento come un quaderno per gli appunti in cui riportano tutte le informazioni che vorrebbero trasmettere al pubblico. Il problema è che non si domandano "ma tutti questi dati non potrebbero distrarre chi mi sta ascoltando?"
Quando rivolgo loro questa domanda ottengo sempre la stessa risposta. "Riccardo, ci metto tutti questi dati perché poi devo passare le slide ai colleghi!".
Questo dimostra che le presentazioni in power point non vengono create con l'idea di essere proiettate ma con quella di essere condivise. Un grande errore!
Il Power Point non è la presentazione ma uno strumento per amplificare il messaggio che stai trasmettendo!
COSA FARE:
Chi partecipa ai miei corsi di public speaking spesso vuole sapere come fare una presentazione aziendale efficace ed i manager ci rimangono male quando inizio a "smontare" il loro power point.
Il motivo per cui lo faccio è che utilizzano questo strumento come un quaderno per gli appunti in cui riportano tutte le informazioni che vorrebbero trasmettere al pubblico. Il problema è che non si domandano "ma tutti questi dati non potrebbero distrarre chi mi sta ascoltando?"
Quando rivolgo loro questa domanda ottengo sempre la stessa risposta. "Riccardo, ci metto tutti questi dati perché poi devo passare le slide ai colleghi!".
Questo dimostra che le presentazioni in power point non vengono create con l'idea di essere proiettate ma con quella di essere condivise. Un grande errore!
Il Power Point non è la presentazione ma uno strumento per amplificare il messaggio che stai trasmettendo!
COSA FARE:
- Crea una presentazione aziendale in Power Point che sia efficace utilizzando i consigli che troverai in questo articolo.
- Crea una seconda presentazione che passerai in seguito ai tuoi clienti o colleghi. In questa potrai inserire tutti i dati che vorrai.
- Evita di usare animazioni o software di presentazione come Prezi. Il movimento, se non finalizzato a comunicare un messaggio importante, tende a distrarre l'ascoltatore.
2. Come fare una presentazione efficace distribuendo omogeneamente le slide
Un'altra cosa da tenere presente sul come fare una presentazione efficace è la distribuzione delle slide durante l'intervento.
Se in precedenza hai guardato il video come fare un power point ed ora dai uno sguardo alla foto che trovi in alto ti sarai reso conto che un discorso è diviso in 3 parti. Abbiamo l'introduzione, il corpo e la conclusione.
La struttura del discorso è un argomento che non tratterò in questo articolo, ma che se sei intenzionato ad approfondire (cosa che ti consiglio di fare) puoi trovare cliccando sul link che ti ho appena lasciato.
A questo punto do per scontato che tu abbia preparato un discorso composto da introduzione, corpo (che hai diviso in tre punti principali) e finale. Queste sarebbero le voci che troveresti sotto la colonna "parti del discorso".
La mia domanda è "come distribuisci le slide?"
Il mio consiglio è assicurarti che le slide siano bilanciate. Se ad esempio usi una slide nell'Introduzione ne dovresti usare una nella Conclusione. Quindi Introduzione e Conclusione dovrebbero sempre essere bilanciate!
Stessa cosa dovresti fare con i rispettivi punti del corpo. Se nel punto uno metti una slide, dovresti usarne una nel punto due ed una nel punto tre.
Ti voglio lasciare alcuni esempi di presentazione aziendale e come potresti distribuire le slide in strutture del tuo discorso differenti da quella appena presentata.
Inoltre ti invito a guardare la prima colonna di sinistra delle foto che andrai ad osservare. Nota come sono presenti le percentuali 15%, 70%, 15%. Questo sarebbe il tempo che dovresti dedicare alle rispettive parti del discorso. Ipotizziamo che il tuo discorso duri 10 minuti, dovresti dedicare 1,30 minuti (15%) all'introduzione, 7 minuti al corpo (70%) e 1,30 minuti (15%) al finale.
Se in precedenza hai guardato il video come fare un power point ed ora dai uno sguardo alla foto che trovi in alto ti sarai reso conto che un discorso è diviso in 3 parti. Abbiamo l'introduzione, il corpo e la conclusione.
La struttura del discorso è un argomento che non tratterò in questo articolo, ma che se sei intenzionato ad approfondire (cosa che ti consiglio di fare) puoi trovare cliccando sul link che ti ho appena lasciato.
A questo punto do per scontato che tu abbia preparato un discorso composto da introduzione, corpo (che hai diviso in tre punti principali) e finale. Queste sarebbero le voci che troveresti sotto la colonna "parti del discorso".
La mia domanda è "come distribuisci le slide?"
Il mio consiglio è assicurarti che le slide siano bilanciate. Se ad esempio usi una slide nell'Introduzione ne dovresti usare una nella Conclusione. Quindi Introduzione e Conclusione dovrebbero sempre essere bilanciate!
Stessa cosa dovresti fare con i rispettivi punti del corpo. Se nel punto uno metti una slide, dovresti usarne una nel punto due ed una nel punto tre.
Ti voglio lasciare alcuni esempi di presentazione aziendale e come potresti distribuire le slide in strutture del tuo discorso differenti da quella appena presentata.
Inoltre ti invito a guardare la prima colonna di sinistra delle foto che andrai ad osservare. Nota come sono presenti le percentuali 15%, 70%, 15%. Questo sarebbe il tempo che dovresti dedicare alle rispettive parti del discorso. Ipotizziamo che il tuo discorso duri 10 minuti, dovresti dedicare 1,30 minuti (15%) all'introduzione, 7 minuti al corpo (70%) e 1,30 minuti (15%) al finale.
COSA FARE:
- Dividi il tuo intervento in Introduzione, Corpo e Finale
- Assegna all'Introduzione ed al Finale lo stesso numero di slide
- Assegna ai punti del Corpo lo stesso numero di slide
3. Come realizzare una presentazione aziendale efficace utilizzando le immagini
Se sei realmente interessato a scoprire come realizzare una presentazione aziendale efficace dovresti tenere a mente il potere delle emozioni. Nel punto 2 dell'articolo che ti ho appena linkato parlo di quanto siano importanti le emozioni riassumendo il concetto con questa frase "i fatti parlano, le emozioni vendono!".
So che tu potresti pensare che il tuo intervento è troppo tecnico per poter inserire delle immagini evocative, che la sala non si aspetta tutto ciò, che potrebbero prenderti poco sul serio. Posso assicurarti che ti sbagli! Siamo uomini e viviamo di emozioni e se vuoi assicurarti che il tuo messaggio faccia centro dovresti preoccuparti di generare uno stato d'animo in quei passaggi che vorresti i presenti memorizzassero.
Ti lascio un suggerimento su come utilizzare il power point per rendere di maggiore impatto il messaggio.
In questa sequenza fotografica vedrai tre passaggi. Inizierà partendo da una slide testuale fino ad arrivare ad una slide visiva.
So che tu potresti pensare che il tuo intervento è troppo tecnico per poter inserire delle immagini evocative, che la sala non si aspetta tutto ciò, che potrebbero prenderti poco sul serio. Posso assicurarti che ti sbagli! Siamo uomini e viviamo di emozioni e se vuoi assicurarti che il tuo messaggio faccia centro dovresti preoccuparti di generare uno stato d'animo in quei passaggi che vorresti i presenti memorizzassero.
Ti lascio un suggerimento su come utilizzare il power point per rendere di maggiore impatto il messaggio.
In questa sequenza fotografica vedrai tre passaggi. Inizierà partendo da una slide testuale fino ad arrivare ad una slide visiva.
Ti invito ad aprire le foto utilizzare in questo esempio presentazione aziendale powerpoint. Vedrai come l'impatto emotivo che proverai aumenterà quando ti troverai a passare dalla power point testuale a quello con l'immagine a tutto schermo.
COSA FARE:
COSA FARE:
- Nei momenti in cui vuoi che il tuo messaggio venga memorizzato dal pubblico usa un'immagine a tutto schermo
- Potresti migliorarne l'impatto raccontando una storia
4. Come fare una presentazione aziendale in power point usando le tabelle
Un problema molto frequente che si presenta al momento di fare una presentazione aziendale in power point è l'uso delle tabelle. Queste riportano un'infinità di dati che rendono difficile la comprensione. Tieni presente che la maggior parte della sala si trova ad una distanza ragguardevole che non sempre garantisce la lettura di quanto proiettato.
Negli anni ho notato che gran parte del materiale inserito nelle tabelle può essere eliminato con la finalità di semplificare quanto possibile la quantità di informazioni trasmesse.
Ti porto un esempio di presentazione aziendale in power point fatta utilizzando una tabella. Ti invito a guardare come era la prima slide sottoposta dal cliente ed il risultato che siamo riusciti ad ottenere.
Puoi scaricare l'esempio di questo tipo di presentazione aziendale pdf
Negli anni ho notato che gran parte del materiale inserito nelle tabelle può essere eliminato con la finalità di semplificare quanto possibile la quantità di informazioni trasmesse.
Ti porto un esempio di presentazione aziendale in power point fatta utilizzando una tabella. Ti invito a guardare come era la prima slide sottoposta dal cliente ed il risultato che siamo riusciti ad ottenere.
Puoi scaricare l'esempio di questo tipo di presentazione aziendale pdf
| presentazione_aziendale_pdf.pdf |
COSA FARE:
- Quando possibile evita di utilizzare le tabelle
- Se devi usare le tabelle elimina tutta l'informazione superflua
5. Come inserire informazioni di testo progressive
Sono molte le occasioni in cui, durante la presentazione aziendale, ti troverai a dover elencare una serie di informazioni come quelle presentate nell'immagine precedente. Il problema è che il pubblico sarà così impegnato a leggere che smetterà di ascoltarti.
La foto in alto è una delle slide che uso nei miei corsi di public speaking ma il modo in cui presento le informazioni elencate avviene per step. Ti faccio vedere quale è la sequenza di immagini che utilizzo in modo che tu possa capire come fare una presentazione efficace utilizzando elementi testuali.
La foto in alto è una delle slide che uso nei miei corsi di public speaking ma il modo in cui presento le informazioni elencate avviene per step. Ti faccio vedere quale è la sequenza di immagini che utilizzo in modo che tu possa capire come fare una presentazione efficace utilizzando elementi testuali.
Come hai potuto vedere, ciò che ho fatto è stato inserire di volta in colta le domande relative alla tematica trattata. Questo mi ha permesso di guidare il pubblico nel ragionamento senza investirlo di eccessiva informazione.
COSA FARE:
COSA FARE:
- Guida il pubblico, punto dopo punto, attraverso il tuo intervento
- Inserisci in modo progressivo i dati
- Ogni volta che avrai completato l'analisi di una tematica, rendi il colore del testo meno intenso
6. Quali sono gli errori di evitare nell'utilizzo di power point
Questa foto è stata presa sul web e rappresenta una delle tante presentazioni aziendali a cui di certo avrai assistito. Una slide tempestata di testo, disegni, dati che può essere utile come documento da trasmettere ai colleghi per un approfondimento ma che risulta completamente inutile al momento di presentare in pubblico.
In questo paragrafo voglio lasciarti qualche esempio di presentazione aziendale in power point da evitare, in modo da assicurarmi che al momento di costruire il tuo intervento non commetterai questi errori.
In questo paragrafo voglio lasciarti qualche esempio di presentazione aziendale in power point da evitare, in modo da assicurarmi che al momento di costruire il tuo intervento non commetterai questi errori.
In questo caso l'errore è:
- un'immagine con troppo testo, grafici, statistiche
- il relatore si posizione sulla linea di proiezione
In questo caso l'errore è:
- utilizzare uno sfondo con colori non omogenei
- troppo testo scritto in colori differenti e di distinte dimensioni
- il contrasto tra il testo e lo sfondo rende difficile la lettura
In questo caso l'errore è:
- aver utilizzato due immagini piccole invece di averne usata una a tutto schermo
In questo caso l'errore è:
COSA FARE:
- aver inserito la foto con la donna che sbadiglia
COSA FARE:
- Assicurati che lo sfondo della diapositiva sia omogeneo ed in contrasto con il testo
- Utilizza poche parole in una slide o presentale in forma progressiva
- Utilizza immagini a tutto schermo
- Evita di proiettare la tua ombra sullo schermo
7. Alcuni servizi gratuiti ed a pagamento per creare presentazioni aziendali efficaci ed accattivanti
Dopo aver letto l'articolo sono certo che ti sarai domandato come fare una presentazione efficace in ambito aziendale utilizzando power point. In questo ultimo paragrafo voglio lasciarti qualche suggerimento.
PIATTAFROME PER EDITARE IMMAGINI
DOVE PRENDERE FOTO GRATUITE
UN LIBRO DI QUALITÀ
Ti segnalo un libro di Emanuele Mascherpa un ragazzo che come me offre formazione in public speaking. Sebbene sia un mio diretto concorrente, ritengo giusto segnalarlo perché posso garantirti che si tratta di un libro semplice e di grande qualità
PROFESSIONISTA DELLE PRESENTAZIONI
Infine, nel caso volessi la consulenza di una specialista delle presentazioni efficaci ti segnalo Anna Covone, una ragazza molto simpatica con cui sto collaborando nei miei corsi di public speaking di secondo livello. Ecco la sua pagina web
PIATTAFROME PER EDITARE IMMAGINI
- http://piktochart.com
- http://vizualize.me/
- https://developers.google.com/chart/
- http://www.easel.ly/
- https://infogr.am/
- http://visual.ly/
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Infine, nel caso volessi la consulenza di una specialista delle presentazioni efficaci ti segnalo Anna Covone, una ragazza molto simpatica con cui sto collaborando nei miei corsi di public speaking di secondo livello. Ecco la sua pagina web
Conclusioni su come fare una presentazione aziendale efficace
Siamo arrivati alla fine di questo articolo in cui ho tracciato una breve strategia con lo scopo di spiegarti come fare presentazioni aziendali efficaci. Ti ricordo i punti trattati:
Naturalmente dietro tutto questo c'è molto altro e nel caso decidessi di approfondire l'argomento delle presentazioni ti invito a seguire un corso di public speaking.
Ho scritto un articolo intitolato I 6 migliori corsi di public speaking dove ho analizzato per te quella che è l'attuale offerta formativa presente in italia inserendo solo ciò che ritengo di qualità. Naturalmente tra i 6 corsi indicati è presente anche il mio, l'unico corso in Italia ad avere in aula un massimo di 5 iscritti
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- Distribuisci omogeneamente le slide
- Utilizza le immagini
- Semplifica le tabelle
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- Quali sono gli errori da evitare nell'uso del power point
- Alcune servizi gratuiti ed a pagamento
Naturalmente dietro tutto questo c'è molto altro e nel caso decidessi di approfondire l'argomento delle presentazioni ti invito a seguire un corso di public speaking.
Ho scritto un articolo intitolato I 6 migliori corsi di public speaking dove ho analizzato per te quella che è l'attuale offerta formativa presente in italia inserendo solo ciò che ritengo di qualità. Naturalmente tra i 6 corsi indicati è presente anche il mio, l'unico corso in Italia ad avere in aula un massimo di 5 iscritti
