puBBlic speaking per un messaggio più potente
L'ispirazione in merito a questo articolo in cui si parla di Pubblic Speaking usando due "b" mi è venuta guardano le ricerche effettuate su google. Ho evitato di cadere nel classico atteggiamento di chi osserva un'imperfezione grammaticale con occhio critico e mi sono immaginato che si trattasse di un nuovo stile di public speaking più potente di quello attuale. Infatti, se provate a pronunciare bene questa doppia "b" noterete come il messaggio venga trasmesso con maggiore forza e convinzione.
Questo è ciò che voglio offrirvi nel post, delle idee per comunicare in pubblico con la stessa forza e convinzione che la parola pubblic speaking suggerisce.
In questo articolo non voglio parlavi di quanto sia importante il saper parlare in pubblico quando ci troviamo ad una riunione di lavoro o ci presentiamo. Questo già lo sapete! So che siete consapevoli che potete parlare male e bene, ma vi siete mai chiesti come potete parlare benissimo?
Molti public speaking coach vi parlano di trovare la vostra voce. Ma cosa significa?
Significa trovare questa armonia, questo flusso di idee e pensieri da poter comunicare al pubblico, godendo del momento e tenendo lontana l'ansia di parlare in pubblico.
La buona notizia che voglio lasciarvi in questo post è che, con un'accurata preparazione e pratica, potete arrivare a trasmettere un messaggio potente.
Di cosa vi parlerò nelle articolo:
Questo è ciò che voglio offrirvi nel post, delle idee per comunicare in pubblico con la stessa forza e convinzione che la parola pubblic speaking suggerisce.
In questo articolo non voglio parlavi di quanto sia importante il saper parlare in pubblico quando ci troviamo ad una riunione di lavoro o ci presentiamo. Questo già lo sapete! So che siete consapevoli che potete parlare male e bene, ma vi siete mai chiesti come potete parlare benissimo?
Molti public speaking coach vi parlano di trovare la vostra voce. Ma cosa significa?
Significa trovare questa armonia, questo flusso di idee e pensieri da poter comunicare al pubblico, godendo del momento e tenendo lontana l'ansia di parlare in pubblico.
La buona notizia che voglio lasciarvi in questo post è che, con un'accurata preparazione e pratica, potete arrivare a trasmettere un messaggio potente.
Di cosa vi parlerò nelle articolo:
- Il triangolo retorico
- La sequenza motivata di Monroe
- Le 7C della comunicazione
1. Il triangolo retorico per un puBBlic speaking di successo
Se state puntando ad un pubblic speaking potente la prima cosa da fare è pianificare la comunicazione in modo appropriato. Il primo modo che vi vado a consigliare è il triangolo retorico.
Il triangolo retorico è composto da Ethos (credibilità), Logos (logica) e Pathos (emozioni). Queste tecniche di comunicazione persuasiva hanno origini molto antiche, risalgono al V secolo a.C. e prendono il nome di retorica. Ho da sempre trovato interessante la definizione di retorica che ci ha lasciato Aristotele che la considera uno strumento utile per costruire un discorso in modo così forte e convincente da poter far trionfare la giustizia. Ciò che mi sembra molto attuale dell'idea di questo filosofo greco è che lo scopo della retorica è quello di trasmettere un messaggio che condivida opinioni e risulti verosimile ma non per questo veritiero! Esatto, la retorica non deve trasmettere la verità perché di questo campo d'azione se ne deve occupare la scienza.
In che modo Aristotele riesce a rendere i suoi discorsi così potenti? Utilizzando, all'interno di un discorso, i tre ambiti della comunicazione persuasiva precedentemente elencati. Leggendo quanto segue avrete modo di notare come ciascuno di questi riesca ad influenzare su differenti fronti il pubblico che starà ad ascoltare.
Per la retorica il discorso persuasivo si compone di tre parti:
Il triangolo retorico è composto da Ethos (credibilità), Logos (logica) e Pathos (emozioni). Queste tecniche di comunicazione persuasiva hanno origini molto antiche, risalgono al V secolo a.C. e prendono il nome di retorica. Ho da sempre trovato interessante la definizione di retorica che ci ha lasciato Aristotele che la considera uno strumento utile per costruire un discorso in modo così forte e convincente da poter far trionfare la giustizia. Ciò che mi sembra molto attuale dell'idea di questo filosofo greco è che lo scopo della retorica è quello di trasmettere un messaggio che condivida opinioni e risulti verosimile ma non per questo veritiero! Esatto, la retorica non deve trasmettere la verità perché di questo campo d'azione se ne deve occupare la scienza.
In che modo Aristotele riesce a rendere i suoi discorsi così potenti? Utilizzando, all'interno di un discorso, i tre ambiti della comunicazione persuasiva precedentemente elencati. Leggendo quanto segue avrete modo di notare come ciascuno di questi riesca ad influenzare su differenti fronti il pubblico che starà ad ascoltare.
- l’Ethos (messaggio comportamentale) riguarda il carattere dell’oratore e il cui scopo è quello di piacere al pubblico
- il Pathos (messaggio emotivo) riguarda le passioni suscitate nel pubblico e lo scopo è quello di emozionare
- il Logos (messaggio razionale) che riguarda il discorso vero e proprio e lo scopo è quello di dimostrare
Per la retorica il discorso persuasivo si compone di tre parti:
- l’inventio. La ricerca degli argomenti
- la dispositio. L’organizzazione del discorso, degli argomenti, delle prove
- l’elocutio. L’uso delle figure retoriche, per rendere più efficace il discorso.
2. La sequenza motivata di Monroe nel public speaking
Alan H. Monroe, professore della Purdue University, ha usato la psicologia della persuasione per sviluppare uno schema per creare discorsi efficaci. Questa strategie oggi è nota come Sequenza motivata di Monroe [1]. È un metodo utilizzato e collaudato per organizzare presentazioni di impatto in una grande varietà di situazioni. I passaggi sono spiegati di seguito:
Fase uno: attirare l'attenzione
Ottenete l'attenzione del pubblico. Usate lo storytelling, l'umorismo, una statistica scioccante o una domanda retorica - tutto ciò che farà saltare in piedi il pubblico e prendervi in considerazione.
Questo passaggio fa parte dell'introduzione del discorso. Nella vostra apertura dovreste creare credibilità utilizzando il Triangolo Retorico spiegato in precedenza, in seguito indicare lo scopo del vostro discorso ed informare il pubblico cosa deve aspettarsi. Creare una grande apertura fornisce una solida base per costruire i seguenti passi della sequenza motivata di Monroe.
Facciamo l'esempio di un seminario sulla sicurezza nei luoghi di lavoro. La vostra introduzione del discorso potrebbe essere costruita in questo modo
Fase uno: attirare l'attenzione
Ottenete l'attenzione del pubblico. Usate lo storytelling, l'umorismo, una statistica scioccante o una domanda retorica - tutto ciò che farà saltare in piedi il pubblico e prendervi in considerazione.
Questo passaggio fa parte dell'introduzione del discorso. Nella vostra apertura dovreste creare credibilità utilizzando il Triangolo Retorico spiegato in precedenza, in seguito indicare lo scopo del vostro discorso ed informare il pubblico cosa deve aspettarsi. Creare una grande apertura fornisce una solida base per costruire i seguenti passi della sequenza motivata di Monroe.
Facciamo l'esempio di un seminario sulla sicurezza nei luoghi di lavoro. La vostra introduzione del discorso potrebbe essere costruita in questo modo
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Attira l'attenzione |
La sicurezza sul posto di lavoro viene ignorata |
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Statistiche scioccanti |
Nonostante gli alti standard e le norme di sicurezza i sondaggi dimostrano che 7 lavoratori su 10 ignorano le pratiche sicure a favore della semplificazione, della comodità e dell'efficienza del processo lavorativo. A causa di questo comportamento alcune di queste persone hanno degli incidenti. Mi chiedo quanto siano felici di finire in un letto d'ospedale o in una bara? |
Fase due: stabilire il bisogno
In questa fase dovete convincere il pubblico che c'è un problema. La finalità è trasmettere la consapevolezza alle persone che ascoltano che quanto sta accadendo non va bene e che bisogna cambiare.
In questa fase dovete convincere il pubblico che c'è un problema. La finalità è trasmettere la consapevolezza alle persone che ascoltano che quanto sta accadendo non va bene e che bisogna cambiare.
- Utilizzate statistiche per rafforzare le vostre dichiarazioni.
- Parlate delle conseguenze che questo atteggiamento può portare.
- Mostrate al pubblico come il problema lo riguarda direttamente.
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Bisogni |
La mancanza di interesse è il problema |
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Esempi e dimostrazioni |
Le imbracature di sicurezza non vengono indossate sebbene l'operaio stia lavorando a 25 metri di altezza e le maschere di protezione vengono utilizzate per appoggiare gli attrezzi piuttosto che per mantenere le persone al sicuro dai fumi nocivi. |
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Conseguenze |
Ignorare le regole di sicurezza ha causato 162 morti sul lavoro nella nostra provincia lo scorso anno. Sono qui per assicurarmi che voi non facciate parte delle statistiche del prossimo anno. |
Fase tre: soddisfare il bisogno
Presentate la vostra soluzione. Come risolverete il problema che il pubblico è pronto ad affrontare? Questa è la parte più importante della presentazione. Scegliete una o più di una delle seguenti strategie per presentarla:
Presentate la vostra soluzione. Come risolverete il problema che il pubblico è pronto ad affrontare? Questa è la parte più importante della presentazione. Scegliete una o più di una delle seguenti strategie per presentarla:
- Discutete i fatti.
- Elaborate e fornite dettagli per assicurarvi che il pubblico capisca la vostra posizione e la vostra soluzione.
- Indicate chiaramente ciò che volte il pubblico faccia o creda.
- Riassumete le informazioni di volta in volta mentre parlate.
- Utilizzate esempi, testimonianze e statistiche per dimostrare l'efficacia della soluzione.
- Preparate i contro argomenti alle possibili obiezioni.
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Soddisfazione |
Tutti devono essere responsabili per se stessi e della sicurezza degli altri. |
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Origini |
Le abitudini si formano nel tempo. Passano da lavoratore a lavoratore finché la cultura non accetta nuovi standard di sicurezza. |
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Fatti |
Introdurre più statistiche degli incidenti sul lavoro relativi alla propria azienda. |
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Dichiarazione di posizione |
Quando i lavoratori sono responsabili per se stessi e responsabili l'uno dell'altro aumenta la sicurezza. |
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Esempi |
Presenta uno o più casi di studio |
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Contro argomentazioni |
I luoghi di lavoro più sicuri sono più produttivi anche a breve termine, quindi i lavoratori non risultano più efficienti quando non impiegano del tempo per seguire le regole di sicurezza. |
Fase quattro: Visualizzare il futuro
Descrivete come sarà la situazione se il pubblico non farà nulla. Più la visione è realistica e dettagliata più facile sarà creare il desiderio di fare ciò che consigliate. Il vostro obiettivo è motivare il pubblico ad essere d'accordo con voi ed adottare comportamenti, atteggiamenti e convinzioni simili a quelle che andrete a consigliare. Aiutate il pubblico a vedere quali potrebbero essere i risultati che andrebbe ad ottenere se decidesse di agire nel modo che voi desiderate.
Potete utilizzare tre metodi per aiutare il pubblico a condividere la vostra visione:
Descrivete come sarà la situazione se il pubblico non farà nulla. Più la visione è realistica e dettagliata più facile sarà creare il desiderio di fare ciò che consigliate. Il vostro obiettivo è motivare il pubblico ad essere d'accordo con voi ed adottare comportamenti, atteggiamenti e convinzioni simili a quelle che andrete a consigliare. Aiutate il pubblico a vedere quali potrebbero essere i risultati che andrebbe ad ottenere se decidesse di agire nel modo che voi desiderate.
Potete utilizzare tre metodi per aiutare il pubblico a condividere la vostra visione:
- Metodo positivo. Descrivete come sarà la situazione se le vostre idee saranno adottate enfatizzando gli aspetti positivi.
- Metodo negativo. Descrivete come sarà la situazione se le vostre idee verranno rifiutate. Concentratevi sui pericoli e le difficoltà causati dal non passare all'azione.
- Metodo di contrasto. Sviluppate prima l'immagine negativa e poi rivelate cosa potrebbe accadere se le vostre idee fossero accettate.
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Visualizzazione |
Invitate il pubblico ad immaginare un posto di lavoro sicuro e salutare per tutti. |
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Metodo di contrasto o negativo |
Informate il pubblico che continuando a fare la stessa cosa qualcuno potrebbe rimanere seriamente ferito. Fategli immaginare il funerale di un collega. Ricordategli che si trovava accanto a lui quando ha deciso di non indossare le imbracature di sicurezza. Chiedetegli come affronterà la moglie del defunto quando questa saprà che eravate lì e non avete detto niente? |
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Metodo positivo |
Considerate la situazione contraria. Immaginate di vedere il vostro collega ricevere un premio per i suoi 25 anni di servizio. Vi sentiti orgogliosi quando mostrate ai nuovi lavoratori gli standard di sicurezza. Condividete la gioia dei premi con la squadra per un record di sicurezza eccezionale. |
Fase cinque: Azione / Attualizzazione
Il vostro ultimo compito è lasciare il pubblico con delle cose specifiche da fare per risolvere il problema. Volete che il pubblico agisca ora? Non offrite troppe informazioni ma assicuratevi che i passi che andrete a suggerire possano coinvolgerlo facendolo sentire parte della soluzione. Se il problema da risolvere è molto complesso la fase di azione potrebbe essere suddivisa durante più riunioni.
Il vostro ultimo compito è lasciare il pubblico con delle cose specifiche da fare per risolvere il problema. Volete che il pubblico agisca ora? Non offrite troppe informazioni ma assicuratevi che i passi che andrete a suggerire possano coinvolgerlo facendolo sentire parte della soluzione. Se il problema da risolvere è molto complesso la fase di azione potrebbe essere suddivisa durante più riunioni.
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Azione ed attualizzazione |
Rivedere le procedure di sicurezza |
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Chiamata all'azione |
Organizzate un giro di fabbrica dopo pranzo. Tutti sono invitati a partecipare. I vostri approfondimenti aiuteranno a identificare le aree che richiedono attenzione immediata. Per chi non può partecipare a questo giro pomeridiano lasciate alcuni opuscoli e biglietti da visita. Invitate le persone a chiamarvi in caso di dubbi, idee o domande. |
3. Le 7C della comunicazione nel public speaking
Un altro strumento di public speaking che può aiutarti a generare una comunicazione efficacie è la regola delle 7C [2]. Visto che trascorriamo gran parte della nostra giornata comunicando (scrivendo e-mail, facendo riunioni, partecipando a conferenze) queste idee potrebbero esservi di aiuto
Secondo le 7 C, la comunicazione deve essere:
1. Chiara
Quando parlate con qualcuno l'obiettivo del vostro messaggio deve essere chiaro. Prima di iniziare a parlare domandatevi qual è il vostro scopo nel voler comunicare con questa persona. Ricordatevi che se voi non avete chiaro ciò che volete trasmettere le persone non potranno capirvi.
Un modo che aiuta ad essere chiari è la sintesi, ovvero ridurre al minimo il numero di idee. Assicuratevi che per chi vi sta ascoltando sia semplice capire il significato delle parole che state utilizzando in modo che questi non debbano interrogarsi su quanto state dicendo.
Un esempio di comunicazione non chiara
F. - Ciao Mario
M. - Ciao Franco, come va?
F. - Bene! Volevo parlarti di Luigi che lavora nel tuo dipartimento. È una grande risorsa e quando hai tempo mi piacerebbe chiederti delle cose su di lui.
Di cosa vuole parlare Franco? La cosa non è chiara così come non è molto chiaro a quale Luigi si stia riferendo visto che potrebbero esserci più Luigi nel dipartimento. Un'altra cosa che non è chiara è che tipo di risorsa sia Luigi visto che non viene indicato il settore in cui lavora. Questo tipo di comunicazione è così generica che se Mario volesse approfondire sarebbe costretto a rivolgere a Franco una serie di domande.
Un esempio di comunicazione chiara
F. - Ciao Mario
M. - Ciao Franco, come va?
F. - Bene! Volevo avere delle informazioni in merito a Luigi Rossi che lavora nel tuo dipartimento. In queste ultime settimane ci ha aiutato nel reparto qualità inviando tutti i documenti richiesti per la certificazione ISO. Per i prossimi sei mesi dobbiamo superare dei controlli da parte della FDA e le sue competenze ci sarebbero di enorme aiuto. Che ne dici se collaborasse con noi per questo periodo?
Questo secondo messaggio è più chiaro perché a Mario vengono fornite tutte le informazioni di cui ha bisogno.
2. Coincisa
Essere coinciso nella comunicazione significa attenersi al punto presentandolo in poche parole. Evitate ragionamenti contorti e concentratevi sull'essenziale.
Un esempio di comunicazione non coincisa
Ciao Mario volevo parlarti della campagna di email marketing che abbiamo abbozzato giovedì scorso. Penso davvero che il nostro mercato di riferimento vorrà sicuramente valutare gli importanti sforzi compiuti dalla nostra azienda. Ritengo che potrebbe avere un grande impatto e rimarrebbe impresso nelle loro menti più a lungo di un discorso di vendita. Ad esempio, se gli parliamo degli sforzi dell'azienda per diventare sostenibili così come del lavoro di beneficenza che stiamo facendo nelle scuole locali, le persone ricorderanno più a lungo il nostro messaggio e l'impatto sarà maggiore. Cosa ne pensi?
Questo pensiero è troppo lungo! Ci sono molte ripetizioni e parole inutili.
Un esempio di comunicazione coincisa
Ciao Mario volevo discutere rapidamente della campagna di email marketing che abbiamo analizzato giovedì scorso. Il nostro mercato di riferimento vuole conoscere gli sforzi dell'azienda, in particolare i nostri obiettivi per diventare sostenibili e aiutare le scuole locali. Ciò avrebbe un grande impatto e lo ricorderebbero meglio di un tradizionale discorso di vendite. Cosa ne pensi?
3. Concreta
Quando trasmettete un messaggio concreto il pubblico ha una chiara immagine di quanto state dicendo. Un discorso può considerarsi concreto quando viene utilizzata la giusta quantità di dettagli e vengono presentati dei fatti che in questo modo contribuiscono ad attirare l'attenzione del pubblico.
Un esempio di comunicazione non concreta
La procedura guidata di Dropbox ti farà risparmiare tempo ogni giorno.
Con una dichiarazione come questa probabilmente non otterrete molte iscrizioni a Dropbox. Il motivo è che la frase manca di passione, non presenta alcun dettaglio, manca di emozione e non spiega il motivo per cui il pubblico dovrebbe interessarsi a Dropbox. Ciò che manca al messaggio è proprio la concretezza.
Un esempio di comunicazione concreta
Quante volte ti è capitato di essere fuori ufficio ed aver bisogno di un file archiviato sul tuo computer? Da oggi potrai eliminare questo problema! Ti basta accedere al programma Dropbox per avere uno spazio online dove archiviare il tuo materiale. Disporre di un archivio online ti permette di accedere ai tuoi documenti con un semplice smartphone ovunque tu ti trovi. Questo ti permetterà di ottimizzare i tempi di lavoro e trascorrere più tempo con i tuoi figli!
Questo tipo di comunicazione è sicuramente più concreta visto che vengono utilizzate immagini vivide. Mentre starete parlando il pubblico potrà immaginarsi la scena, ricordare il disagio che si prova quando ci si vede impossibilitati ad accedere ad un documento ed infine apprezzerà la possibilità di ottimizzare il tempo da poter trascorrere con i propri figli. Tra le tante, la cosa più importante ai fini commerciali è che chi vi ascolta avrà capito in cosa consiste la funzionalità di Dropbox. Il vostro messaggio è diventato vivo attraverso questi dettagli.
4. Corretta
La comunicazione può considerarsi corretta quando risponde alle esigenze del pubblico e viene trasmessa senza commettere errori. Vi lascio alcune domande che possono guidarvi nella costruzione di un messaggio corretto:
Un esempio di comunicazione non corretta
Ciao a tutti e grazie per essere venuti a questo incontro! Mi voglio illustrare il programma di sicurezza sul lavoro che abbiamo proposto nell'adunanza di oggi. Abbiamo parlato con il CEO della sede centrale e il signor Severino Swan ha apprezzato i nostri suggerimenti. La trattativa si concluderebbe tra due settimane e sembrano esserci buone possibilità che le nostre proposte vengano approvate.
Il problema che può crearsi durante un public speaking è che per eccessivo stress, noncuranza o mancanza di preparazione si finisca per commettere degli errori che possano pregiudicare la comunicazione. Il modo migliore è assicurarsi di adoperare una comunicazione corretta.
Un esempio di comunicazione corretta
Ciao a tutti e grazie per essere venuti a questo incontro! Mi (Vi) voglio illustrare il programma di sicurezza sul lavoro che abbiamo proposto nell'adunanza (riunione) di oggi. Abbiamo parlato con il CEO (Amministratore delegato) della sede centrale e il signor Severino Swan (Severin Schwan) ha apprezzato i nostri suggerimenti. La trattativa si concluderebbe (concluderà) tra due settimane e sembrano esserci buone possibilità che le nostre proposte vengano approvate.
5. Coerente
Una comunicazione si considera coerente quando i punti del discorso sono collegati al tema principale e vengono presentati in modo logico.
Un esempio di comunicazione non coerente
Volevo lasciarvi un appunto sui salari di cui abbiamo discusso la settimana passata. Ho parlato con Severino e volevo essere certo che anche voi foste al corrente della riunione che si terrà nel dipartimento questo giovedì. Creeremo un nuovo manuale per voi dipendenti.
Come potete vedere questo tipo di messaggio non comunica quale è il punto principale dell'intervento.
Un esempio di comunicazione coerente
Volevo lasciarvi un appunto in merito alla tematica dei salari discussa la settimana passata con l'Amministratore delegato Severin Schwan. L'unico punto rimasto in sospeso come comunicarvi le nuove norme relative alla sicurezza sul lavoro. Pertanto ci incontreremo il prossimo giovedì per nella sala 2 per distribuirvi un manuale dove sarete informati in modo dettagliato sulle novità.
6. Completa
Un messaggio può considerarsi completo quando il pubblico ha tutte le informazioni di cui ha bisogno.
Un esempio di comunicazione non completa
Salve a tutti, questo breve intervento vuole solo essere un modo per ricordarvi che domani abbiamo un incontro.
Questo messaggio non è completo per ovvi motivi.
Un esempio di comunicazione completa
Salve a tutti, questo breve intervento per ricordarvi che domani abbiamo un incontro dove affronteremo il problema della sicurezza sul lavoro. L'appuntamento è per le 10:00 in sala conferenze che si trova in questo edificio, al secondo piano, porta quattro. Vi prego di informarmi se non potete partecipare.
7. Cortese
La comunicazione si considera cortese quando è amichevole, aperta e onesta. In una comunicazione cortese non sono presenti insulti o toni aggressivi. Per creare questo tipo di comunicazione dovete tenere a mente il punto di vista ed i bisogni del vostro pubblico.
Un esempio di comunicazione non cortese
Volevo farti sapere che non apprezzo il modo in cui la tua squadra monopolizza la discussione nelle nostre riunioni settimanali. Ho molti progetti e ho bisogno di tempo per discutere dei progressi anche con la mia squadra. Finora, grazie al tuo dipartimento, non sono stato in grado di farlo! Alla riunione che si terrà la prossima settimana puoi assicurarti che lascino del tempo per me e per il mio team per spiegare le nostre necessità?
Questo tipo di messaggio non è molto cortese perché potrebbe essere la scintilla per future lotte interne. Il modo di comunicare come questo crea astio ed accende gli spiriti. Un po' di cortesia, anche nelle situazioni più difficili, è il migliore modo per arrivare ad una soluzione.
Un esempio di comunicazione cortese
Ciao Sergio, volevo chiederti un favore. Durante le nostre riunioni settimanali la tua squadra fa un lavoro eccellente per evidenziare i progressi ottenuti. Purtroppo mi rendo conto che il tempo a disposizione è poco e questo comporta che finiscano utilizzando un po' del tempo a disposizione del mio team. Apprezzerei molto se potessi lasciare alla mia squadra il tempo necessario per fornire i loro rapporti sui progressi ottenuti. Se c'è qualcosa che posso fare sono a tua disposizione!
Questo tipo di comunicazione è cortese ed amichevole, ha poche possibilità di diffondere cattivi sentimenti e la cosa più importante è che ha la stessa finalità ovvero chiedere al collega di rispettare i tempi.
Secondo le 7 C, la comunicazione deve essere:
- Chiara
- Concisa
- Concreta
- Corretta
- Coerente
- Completa
- Cortese
1. Chiara
Quando parlate con qualcuno l'obiettivo del vostro messaggio deve essere chiaro. Prima di iniziare a parlare domandatevi qual è il vostro scopo nel voler comunicare con questa persona. Ricordatevi che se voi non avete chiaro ciò che volete trasmettere le persone non potranno capirvi.
Un modo che aiuta ad essere chiari è la sintesi, ovvero ridurre al minimo il numero di idee. Assicuratevi che per chi vi sta ascoltando sia semplice capire il significato delle parole che state utilizzando in modo che questi non debbano interrogarsi su quanto state dicendo.
Un esempio di comunicazione non chiara
F. - Ciao Mario
M. - Ciao Franco, come va?
F. - Bene! Volevo parlarti di Luigi che lavora nel tuo dipartimento. È una grande risorsa e quando hai tempo mi piacerebbe chiederti delle cose su di lui.
Di cosa vuole parlare Franco? La cosa non è chiara così come non è molto chiaro a quale Luigi si stia riferendo visto che potrebbero esserci più Luigi nel dipartimento. Un'altra cosa che non è chiara è che tipo di risorsa sia Luigi visto che non viene indicato il settore in cui lavora. Questo tipo di comunicazione è così generica che se Mario volesse approfondire sarebbe costretto a rivolgere a Franco una serie di domande.
Un esempio di comunicazione chiara
F. - Ciao Mario
M. - Ciao Franco, come va?
F. - Bene! Volevo avere delle informazioni in merito a Luigi Rossi che lavora nel tuo dipartimento. In queste ultime settimane ci ha aiutato nel reparto qualità inviando tutti i documenti richiesti per la certificazione ISO. Per i prossimi sei mesi dobbiamo superare dei controlli da parte della FDA e le sue competenze ci sarebbero di enorme aiuto. Che ne dici se collaborasse con noi per questo periodo?
Questo secondo messaggio è più chiaro perché a Mario vengono fornite tutte le informazioni di cui ha bisogno.
2. Coincisa
Essere coinciso nella comunicazione significa attenersi al punto presentandolo in poche parole. Evitate ragionamenti contorti e concentratevi sull'essenziale.
- Ci sono aggettivi che potete eliminare?
- State utilizzando parole come "per esempio", "vedi", "decisamente", "tipo", "letteralmente", "fondamentalmente" o "voglio dire"?
- Ci sono frasi inutili?
- Hai ripetuto più volte il punto in modi diversi?
Un esempio di comunicazione non coincisa
Ciao Mario volevo parlarti della campagna di email marketing che abbiamo abbozzato giovedì scorso. Penso davvero che il nostro mercato di riferimento vorrà sicuramente valutare gli importanti sforzi compiuti dalla nostra azienda. Ritengo che potrebbe avere un grande impatto e rimarrebbe impresso nelle loro menti più a lungo di un discorso di vendita. Ad esempio, se gli parliamo degli sforzi dell'azienda per diventare sostenibili così come del lavoro di beneficenza che stiamo facendo nelle scuole locali, le persone ricorderanno più a lungo il nostro messaggio e l'impatto sarà maggiore. Cosa ne pensi?
Questo pensiero è troppo lungo! Ci sono molte ripetizioni e parole inutili.
Un esempio di comunicazione coincisa
Ciao Mario volevo discutere rapidamente della campagna di email marketing che abbiamo analizzato giovedì scorso. Il nostro mercato di riferimento vuole conoscere gli sforzi dell'azienda, in particolare i nostri obiettivi per diventare sostenibili e aiutare le scuole locali. Ciò avrebbe un grande impatto e lo ricorderebbero meglio di un tradizionale discorso di vendite. Cosa ne pensi?
3. Concreta
Quando trasmettete un messaggio concreto il pubblico ha una chiara immagine di quanto state dicendo. Un discorso può considerarsi concreto quando viene utilizzata la giusta quantità di dettagli e vengono presentati dei fatti che in questo modo contribuiscono ad attirare l'attenzione del pubblico.
Un esempio di comunicazione non concreta
La procedura guidata di Dropbox ti farà risparmiare tempo ogni giorno.
Con una dichiarazione come questa probabilmente non otterrete molte iscrizioni a Dropbox. Il motivo è che la frase manca di passione, non presenta alcun dettaglio, manca di emozione e non spiega il motivo per cui il pubblico dovrebbe interessarsi a Dropbox. Ciò che manca al messaggio è proprio la concretezza.
Un esempio di comunicazione concreta
Quante volte ti è capitato di essere fuori ufficio ed aver bisogno di un file archiviato sul tuo computer? Da oggi potrai eliminare questo problema! Ti basta accedere al programma Dropbox per avere uno spazio online dove archiviare il tuo materiale. Disporre di un archivio online ti permette di accedere ai tuoi documenti con un semplice smartphone ovunque tu ti trovi. Questo ti permetterà di ottimizzare i tempi di lavoro e trascorrere più tempo con i tuoi figli!
Questo tipo di comunicazione è sicuramente più concreta visto che vengono utilizzate immagini vivide. Mentre starete parlando il pubblico potrà immaginarsi la scena, ricordare il disagio che si prova quando ci si vede impossibilitati ad accedere ad un documento ed infine apprezzerà la possibilità di ottimizzare il tempo da poter trascorrere con i propri figli. Tra le tante, la cosa più importante ai fini commerciali è che chi vi ascolta avrà capito in cosa consiste la funzionalità di Dropbox. Il vostro messaggio è diventato vivo attraverso questi dettagli.
4. Corretta
La comunicazione può considerarsi corretta quando risponde alle esigenze del pubblico e viene trasmessa senza commettere errori. Vi lascio alcune domande che possono guidarvi nella costruzione di un messaggio corretto:
- I termini tecnici che state utilizzando si adattano al livello di istruzione o conoscenza del pubblico?
- Vi siete assicurati che il vostro messaggio non contenga errori grammaticali (es. verbi mal coniugati o termini utilizzati impropriamente)?
- I nomi delle fonti a cui state attingendo o i titoli che state presentando sono corretti?
Un esempio di comunicazione non corretta
Ciao a tutti e grazie per essere venuti a questo incontro! Mi voglio illustrare il programma di sicurezza sul lavoro che abbiamo proposto nell'adunanza di oggi. Abbiamo parlato con il CEO della sede centrale e il signor Severino Swan ha apprezzato i nostri suggerimenti. La trattativa si concluderebbe tra due settimane e sembrano esserci buone possibilità che le nostre proposte vengano approvate.
Il problema che può crearsi durante un public speaking è che per eccessivo stress, noncuranza o mancanza di preparazione si finisca per commettere degli errori che possano pregiudicare la comunicazione. Il modo migliore è assicurarsi di adoperare una comunicazione corretta.
Un esempio di comunicazione corretta
Ciao a tutti e grazie per essere venuti a questo incontro! Mi (Vi) voglio illustrare il programma di sicurezza sul lavoro che abbiamo proposto nell'adunanza (riunione) di oggi. Abbiamo parlato con il CEO (Amministratore delegato) della sede centrale e il signor Severino Swan (Severin Schwan) ha apprezzato i nostri suggerimenti. La trattativa si concluderebbe (concluderà) tra due settimane e sembrano esserci buone possibilità che le nostre proposte vengano approvate.
5. Coerente
Una comunicazione si considera coerente quando i punti del discorso sono collegati al tema principale e vengono presentati in modo logico.
Un esempio di comunicazione non coerente
Volevo lasciarvi un appunto sui salari di cui abbiamo discusso la settimana passata. Ho parlato con Severino e volevo essere certo che anche voi foste al corrente della riunione che si terrà nel dipartimento questo giovedì. Creeremo un nuovo manuale per voi dipendenti.
Come potete vedere questo tipo di messaggio non comunica quale è il punto principale dell'intervento.
Un esempio di comunicazione coerente
Volevo lasciarvi un appunto in merito alla tematica dei salari discussa la settimana passata con l'Amministratore delegato Severin Schwan. L'unico punto rimasto in sospeso come comunicarvi le nuove norme relative alla sicurezza sul lavoro. Pertanto ci incontreremo il prossimo giovedì per nella sala 2 per distribuirvi un manuale dove sarete informati in modo dettagliato sulle novità.
6. Completa
Un messaggio può considerarsi completo quando il pubblico ha tutte le informazioni di cui ha bisogno.
- Il messaggio deve contenere un "invito all'azione", in modo che il pubblico sappia cosa volete che faccia
- Il messaggio deve contenere le informazioni pertinenti: nomi dei contatti, date, orari, luoghi
Un esempio di comunicazione non completa
Salve a tutti, questo breve intervento vuole solo essere un modo per ricordarvi che domani abbiamo un incontro.
Questo messaggio non è completo per ovvi motivi.
- Di quale incontro si tratta?
- A che ora si terrà l'incontro?
- Dove si terrà l'incontro?
Un esempio di comunicazione completa
Salve a tutti, questo breve intervento per ricordarvi che domani abbiamo un incontro dove affronteremo il problema della sicurezza sul lavoro. L'appuntamento è per le 10:00 in sala conferenze che si trova in questo edificio, al secondo piano, porta quattro. Vi prego di informarmi se non potete partecipare.
7. Cortese
La comunicazione si considera cortese quando è amichevole, aperta e onesta. In una comunicazione cortese non sono presenti insulti o toni aggressivi. Per creare questo tipo di comunicazione dovete tenere a mente il punto di vista ed i bisogni del vostro pubblico.
Un esempio di comunicazione non cortese
Volevo farti sapere che non apprezzo il modo in cui la tua squadra monopolizza la discussione nelle nostre riunioni settimanali. Ho molti progetti e ho bisogno di tempo per discutere dei progressi anche con la mia squadra. Finora, grazie al tuo dipartimento, non sono stato in grado di farlo! Alla riunione che si terrà la prossima settimana puoi assicurarti che lascino del tempo per me e per il mio team per spiegare le nostre necessità?
Questo tipo di messaggio non è molto cortese perché potrebbe essere la scintilla per future lotte interne. Il modo di comunicare come questo crea astio ed accende gli spiriti. Un po' di cortesia, anche nelle situazioni più difficili, è il migliore modo per arrivare ad una soluzione.
Un esempio di comunicazione cortese
Ciao Sergio, volevo chiederti un favore. Durante le nostre riunioni settimanali la tua squadra fa un lavoro eccellente per evidenziare i progressi ottenuti. Purtroppo mi rendo conto che il tempo a disposizione è poco e questo comporta che finiscano utilizzando un po' del tempo a disposizione del mio team. Apprezzerei molto se potessi lasciare alla mia squadra il tempo necessario per fornire i loro rapporti sui progressi ottenuti. Se c'è qualcosa che posso fare sono a tua disposizione!
Questo tipo di comunicazione è cortese ed amichevole, ha poche possibilità di diffondere cattivi sentimenti e la cosa più importante è che ha la stessa finalità ovvero chiedere al collega di rispettare i tempi.
Conclusioni sul puBBlic speaking per un messaggio potente
Siamo arrivati alla conclusione di questo articolo dove vi ho parlato di pubblic speaking per un messaggio più potente a dimostrazione che questa doppia "b", che agli occhi di molti potrebbe sembrare un errore, racchiude delle strategie per infondere forza al messaggio.
In questo articolo abbiamo suggerito tre metodi per potenziare la comunicazione:
Se avete trovato interessante questo articolo e volete approfondire la tematica, potete leggere i seguenti articoli:
In questo articolo abbiamo suggerito tre metodi per potenziare la comunicazione:
- Il triangolo retorico
- La sequenza motivata di Monroe
- Le 7C della comunicazione
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